Organiser la programmation artistique d'un village vacances

Organiser la programmation des animations externes dans un camping nécessite une planification minutieuse et une compréhension des besoins et des préférences des vacanciers. Pas de panique ! Vous n'êtes plus seul, je suis là pour vous aider et vous accompagner.

Voici quelques étapes à suivre pour organiser efficacement votre programmation artistique.

🤔 Analyser les besoins des vacanciers

Il faut d'abord connaitre votre clientèle, pour cela commencez par recueillir des informations sur les préférences et les intérêts des campeurs en organisant des sondages ou des réunions. Cela vous aidera à mieux comprendre ce que recherchent les campeurs en termes d'animations et d'activités.

Mon conseil : N'oubliez jamais que vous ne choisissez pas les artistes selon vos goûts personnels ! Choisissez des spectacles susceptibles de plaire à la majorité des clients. Privilégiez donc des spectacles "grand public" s'adressant à un public de 7 à 77 ans ou alors diversifier votre programmation afin qu'il y en ait pour tous les goûts.

📅 Création d'un calendrier d'animations 

Élaborez un calendrier d'animations en tenant compte des différents types d'activités que vous souhaitez proposer, tels que des soirées à thème, des concerts, des spectacles pour enfants, des Show visuels (hypnotiseurs, magiciens, Danses Cabaret, etc.). Répartissez-les de manière équilibrée tout au long de la semaine pour offrir une variété de spectacles durant la semaine (exemple : le mardi = spectacle magie, le jeudi = concert, le samedi = Show Cabaret)

Mon conseil : Faites intervenir des artistes professionnels qui proposeront des animations différentes de ce que vous avez l'habitude de proposer avec vos animateurs. Pensez à choisir judicieusement les jours pour faire intervenir ces gros spectacles. Les week-ends ne sont pas toujours le meilleur moment pour cela, ce sont des jours de départs et d'arrivées, les clients sont fatigués de leur journée de route et ne viennent pas toujours au spectacle le 1er soir, privilégier plutôt les jours de semaines. Cela permettra à votre équipe animation d'avoir un jour de coupure. 

🔎 Trouver des artistes de qualité

Engagez des artistes qualifiés pour animer vos soirées n'est pas si facile. Certes Internet regorge d'artistes en tout genre mais il est souvent risqué de se fier à des vidéos qui ne sont pas toujours représentatives de la réalité. On peut avoir de mauvaises surprises aussi bien artistiquement (jouer faux, absence d'interactivité) que techniquement (matériel amateur, mauvaise qualité sonore), voire même humainement (artistes compliqués à gérer...). Les vacanciers, habitués aux émissions de nouveaux talents, sont de plus en plus exigeants.

Mon conseil : Fini les heures à scroller sur internet à regarder des vidéos d'artistes à contacter, pour connaitre leurs dispos, leurs conditions, leur répertoire, leurs besoins techniques, leurs statuts et leurs coordonnées sociales pour les déclarer... Avec moi vous n'aurez plus qu'un seul et unique interlocuteur, je vous proposerai une sélection d’artistes et d’animations professionnels triés sur le volet, disponibles et parfaitement adaptés à la clientèle de votre camping. Un gain de temps pour vous et un gage de qualité pour votre clientèle.

😰 Fini le stress et les imprévues de dernières minutes

Veillez à tout organiser à l'avance avec vos intervenants extérieurs pour anticiper au maximum les imprévus, vous ne serez jamais à l'abris de retard à cause d'embouteillages, d'artistes malades, mais rassurez-vous, là encore je suis là en cas de problème.

Mon conseil : J'encadre personnellement mes prestataires lors de la mise en œuvre de votre évènement. Je réserve par contrat chacun des prestataires que vous avez choisi pour garantir leur présence le jour de l'événement. En cas d'imprévus je trouve des artistes au pied levé grâce à mon réseau d'artistes. J'élabore des feuilles de route personnalisées pour cadrer le rôle de chacun (accessibilité du lieu, espace scénique, restauration, horaires des balances et de spectacle, dress code, ambiance et répertoire adapté...)

🔌 Fini les problématiques techniques 

Pensez à faire un point technique avant la saison pour évaluer l'état du matériel, en fonction de cela anticipez avec les intervenants leurs besoins techniques pour vous assurer que les shows pourront se réaliser dans de bonnes conditions.

Mon conseil : La grande majorité de mes artistes sont autonomes techniquement. Je me chargerai de faire un point technique avec vous ou votre responsable technique avant chaque prestation. Pour plus d'information à ce sujet consulté mon article sur la sonorisation et l'éclairage des prestations

📝 Fini les contraintes administratives

Attention ! Si vous souhaitez faire intervenir un artiste qui n'est pas dans mon catalogue, c'est possible mais il est fortement conseillé de l'orienter vers moi afin que je m'assure qu'il respecte la législation. Il faut vous assurer d'avoir toutes les infos permettant de le déclarer, son statut (intermittent du spectacle, microentreprise, association, autres), ses coordonnées sociales et bancaires, une facture en règle, veillez à ce que la société soit à jour de ses cotisations, etc. En travaillant ensemble je m'occupe de tout !

Mon conseil : Après la prestation, nous prenons en charge tout le volet administratif lié à l’embauche de professionnels du spectacle selon la législation en vigueur. Pour vous c'est facile, vous recevez un contrat de cession pour l'ensemble de la programmation établie ensemble à retourner signé pour réserver les artistes ensuite vous recevrez une facture mensuelle à faire suivre à votre service comptable.

⛔ Fini les responsabilités juridiques et sécuritaires

Malheureusement un accident peut toujours arriver et les contrôles sont de plus en plus fréquents dans le milieu du spectacle, dans ces cas là, nous prenons nos responsabilités, donnez mes coordonnées.

Mon conseil : Nous mettons à votre disposition notre licence spectacle (obligatoire pour l’organisation de prestations artistiques récurrentes) et les assurances liées aux métiers du spectacle pour prévenir tout incident. En cas de contrôle nous sommes responsables de nos artistes et prenons en charge toutes les responsabilités juridiques, sécuritaires et administratives. Soyez tranquille, vous êtes entre de bonnes mains.

🚌 Fini la logistique et les frais supplémentaires

Je propose une grille de tarif qui est la même pour tous les campings. Cependant la part liée au frais varie en fonction de la formule choisie (le nombre d'artistes sur scène), des frais de déplacement, différents d'un camping à l'autre pour un même artiste, et parfois de l'hébergement si le camping n'a plus de mobilhome disponible.

Mon conseil : Pas de mauvaise surprise ! Mes devis comprennent la prise en charge des frais de déplacements et d’hébergement des artistes en tournée, seul le repas le soir de la prestation reste à la charge de l'organisateur.

📣 Communication et promotion

Assurez-vous de communiquer régulièrement avec les campeurs en mettant à jour le calendrier d'animations et en le rendant accessible à tous. Utilisez différents canaux de communication tels que les panneaux d'affichage, les newsletters, les réseaux sociaux et les applications mobiles pour promouvoir les animations à venir.

Mon conseil : Pensez à faire quelques photos et vidéos des artistes avant et pendant le spectacle pour les réseaux sociaux et veillez à m'identifier sur vos publications afin que je repartage en identifiant mes artistes pour que la communication soit virale : @yohansati (INSTAGRAM) et #yohansatievent (FACEBOOK)

📝 Évaluation et ajustement 

Collectez les retours des campeurs après chaque animation pour évaluer leur satisfaction et identifier les points à améliorer. Utilisez ces informations pour ajuster votre programmation en conséquence et offrir une expérience encore meilleure à vos campeurs.

Mon conseil : En fin de saison, faisons un point ensemble pour que l'année suivante soit encore plus qualitative en réservant les artistes qui vous ont le plus plu et en améliorant ce qui peut l'être.

🤸‍♂️ Flexibilité et adaptabilité

Soyez prêt à ajuster votre programmation en fonction des conditions météorologiques (prévoir toujours un lieu de replie en cas de mauvais temps), de la disponibilité des animateurs et des retours des campeurs. Restez flexible et adaptable pour répondre aux besoins changeants du public.

En suivant ces étapes et en gardant à l'esprit les intérêts et les préférences de vos campeurs, vous pourrez organiser une programmation d'animations variée et attrayante qui contribuera à rendre leur séjour dans votre camping inoubliable.