Une nouvelle saison approche et vous devez faire intervenir des prestataires externes pour animer votre village vacances ?!
Pas d'inquiétude, cela fait plus de 20 ans que je travaille dans l'univers de l'animation camping et je vais vous accompagner de A à Z.
Pour commencer je vous invite à consulter mon article sur l'organisation d'une programmation artistique pour un villages vacances, vous y trouverez un récapitulatif des choses à faire ainsi que mes conseils concrets pour éviter les pièges.
Vous êtes prêt à commencer ? Alors c'est partie !... Je vous explique ici comment ca marche. Je vous ai préparé un rétroplanning pour simplifier notre collaboration.
📅 Envoyez-moi par mail votre calendrier d'animations
Élaborez un calendrier d'animations en tenant compte des différents types d'activités que vous souhaitez proposer, tels que des soirées à thème, des concerts, des spectacles pour enfants, des Show visuels (hypnotiseurs, magiciens, Danses Cabaret, etc.). Répartissez-les de manière équilibrée tout au long de la semaine pour offrir une variété de spectacles durant la semaine (exemple : le mardi = spectacle magie, le jeudi = concert, le samedi = Show Cabaret)
Pour cela envoyer moi un mail (yohan.sati@gmail.com) en mentionnant :
- Le nom et l'adresse de votre village vacances
- Un calendrier avec les dates auxquelles vous aurez besoin d'artistes
- Le type d'animations qui vous souhaiteriez (concerts, Cabaret, Hypnotiseur, Magicien, Show lumineux, Animation sportive, etc.)
- Votre budget global pour la saison
Mon conseil : Pensez à choisir judicieusement les jours pour faire intervenir ces spectacles. Les week-ends ne sont pas toujours le meilleur moment pour cela, ce sont des jours de départs et d'arrivées, les clients sont fatigués de leur journée de route et ne viennent pas toujours au spectacle le 1er soir, privilégier plutôt les jours de semaines. Cela permettra à votre équipe animation d'avoir un jour de coupure.
🔎 Choisissez vos artistes dans mon catalogue
Fini les heures à scroller sur internet à regarder des vidéos d'artistes à contacter, pour connaitre leurs dispos, leurs conditions, leur répertoire, leurs besoins techniques, leurs statuts et leurs coordonnées sociales pour les déclarer... Avec moi vous n'aurez plus qu'un seul et unique interlocuteur, je vous propose dors-et-déjà une sélection d’artistes et d’animations professionnels triés sur le volet, disponibles et parfaitement adaptés à la clientèle des campings. Un gain de temps pour vous et un gage de qualité pour votre clientèle. Attention ! Si vous souhaitez faire intervenir un artiste qui n'est pas dans mon catalogue, c'est possible mais il est fortement conseillé de l'orienter vers moi afin que je m'assure qu'il respecte la législation. Il faut vous assurer d'avoir toutes les infos permettant de le déclarer, son statut (intermittent du spectacle, microentreprise, association, autres), ses coordonnées sociales et bancaires, une facture en règle, veillez à ce que la société soit à jour de ses cotisations, etc. Je veillerai à ce que les artistes soient déclarés en bonne et due forme.
- Choisissez des artistes dans ma sélection ci-dessus (ce sont les plus appréciés en villages vacances lors des 3 dernières années)
Mon conseil : Pensez à faire des soirées à thème, j'ai pour cela des groupes de musiques qui seront parfaits : Ambiance "Mojito Latina", Ambiance "Disco", Ambiance "Gatsby" (pour le gala de clôture), Ambiance "Guinguette", Ambiance "Années 80", Ambiance "Années 90 & 2000", Ambiance "Bossa Nova", Ambiance "Gipsy", Ambiance "Italie", Ambiance "Irlandaise" (pour la Saint-Patrick), Ambiance "Rock", Musiciens en déambulation, Blind Test Live, Show DJ & Violon, Show Lumineux, Barman Jongleur... sans oublier tous les tributes "Bob Marley", AC/DC, Goldman, etc.
✔️ Recevez une proposition de programmation clé en main
Après avoir travailler sur votre programmation je vous envoie un planning sur-mesure en fonction des disponibilités de chaque artiste choisi. Vous y trouverez un récapitulatif avec des vidéos et photos de chaque artiste, sans oublier le budget pour chacun en fonction des formules choisies. Pas de mauvaise surprise ! Mes tarifs comprennent la prise en charge des frais de déplacements et d’hébergement des artistes en tournée, seul le repas le soir de la prestation reste à la charge de l'organisateur.
Que comprennent mes tarifs ?
Si vous vous posez des questions sur la mise en place de la prestation consulter mes FAQ
📜 Retournez le contrat de cession signé
Vous n'avez plus qu'à valider en retournant le contrat signé par mail comprenant l'ensemble des prestations sélectionnés afin que je bloque définitivement les artistes (attention ne tardez pas à retourner le contrat car les options sont valables 15 jours !) Je m'occupe du reste : la logistique, les contrats et déclarations, l'imprévu de dernière minute... Simple & efficace.
📣 Communication et promotion
Avant chaque prestation assurez-vous de communiquer régulièrement avec les campeurs en mettant à jour le calendrier d'animations et en le rendant accessible à tous. Utilisez différents canaux de communication tels que les panneaux d'affichage, les newsletters, les réseaux sociaux et les applications mobiles pour promouvoir les animations à venir.
Mon conseil : Pensez à faire quelques photos et vidéos des artistes avant et pendant le spectacle pour les réseaux sociaux et veillez à m'identifier sur vos publications afin que je repartage en identifiant mes artistes pour que la communication soit virale : @yohansati (INSTAGRAM) et #yohansatievent (FACEBOOK)
🤝 Le jour J
Pensez à prendre contact avec l'artiste avant la prestation afin :
- d'anticiper l'horaire d'arrivée sur site afin qu'il y ait quelqu'un pour les accueillir et leur montrer où s'installer et où se restaurer
- Que les artistes puissent approcher le véhicule au plus près pour décharger + prévoir une place de parking pour stationner leur véhicule le temps de la prestation
- De prévoir un emplacement scénique couvert (en cas de pluie) et ombragé et bien sur disponible dès l'arrivée des artistes pour l'installation et les balances (éviter les cours de gym ou jeux apéros sur scène le jour de prestation)
- De prévoir une arrivée électrique à proximité : ligne 16A, 220V avec la terre
- Indiquer les loges ou un lieu pour se changer et entreposer leurs effets personnels (veiller à ce qu'il soit sécurisé)
- De prévoir des rafraîchissements (bouteilles d'eau dès l'installation)
- De faire un point sur les horaires des repas, le budget accordé par artiste et les tickets conso
- Faire un dernier point concernant les horaires de prestation en cas de changement de dernière minute (évènements sportif exceptionnel JO, feux d'artifices, etc.)
📝 Fini les contraintes administratives
Après la prestation, nous prenons en charge tout le volet administratif lié à l’embauche de professionnels du spectacle selon la législation en vigueur. Pour vous c'est facile, vous recevez une facture mensuelle à faire suivre à votre service comptable.
Faire intervenir des artistes n’a jamais été aussi facile et sécurisé !
